Nên Tự Tổ Chức Sự Kiện Hay Thuê Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói?

Trên con đường xây dựng danh tiếng thương hiệu hay tổ chức các sự kiện cá nhân như: lễ khai trương, tiệc tất niên, hội nghị, đám cưới, sinh nhật,… sẽ luôn có hai lựa chọn mà nhiều cá nhân hay doanh nghiệp phải đau đầu suy nghĩ, đó là nên tự tổ chức hay thuê dịch vụ trọn gói tổ chức sự kiện.

Chính vì vậy, Phương Nam Event – đơn vị chuyên cung cấp thiết bị sự kiện trọn gói tại TP.HCM và các khu vực lân cận sẽ giúp bạn chỉ ra những ưu – nhược điểm của 2 phương án trên, từ đó có thể lựa chọn cách tổ chức sự kiện phù hợp với những tiêu chí mà bản thân hoặc doanh nghiệp đặt ra.

Nếu bạn muốn tham khảo bảng giá dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói vui lòng liên hệ ngay đến Phương Nam Event theo số Hotline – 0909.954.039 (Ms. Tường Vy) hoặc 0369.563.739 (Ms. Thu Hà) để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất.

1. Tự Tổ Chức Sự Kiện

Ưu điểm:

• Bạn có thể chủ động được ý tưởng và chi phí: Thỏa sức sáng tạo với ý tưởng độc đáo của riêng bản thân bạn, tùy ý thay đổi hạng mục để cân bằng với ngân sách.
• Tận dụng được những thứ sẵn có và tiết kiệm được chi phí nhân công: có thể nhờ người thân hoặc nhân viên nội bộ hỗ trợ tổ chức sự kiện.
• Phù hợp với các sự kiện nhỏ như sinh nhật, hội họp gia đình,… bởi không yêu cầu quá nặng về vấn đề thiết bị kỹ thuật.

Nhược điểm:

• Bị hạn chế về mặt chuyên môn kỹ thuật: nếu không có chuyên gia về tổ chức sự kiện trong đội nhóm thì việc sắp xếp hệ thống âm thanh, ánh sáng, dựng sân khấu,… sao cho phù hợp sẽ là trở ngại lớn cho việc tổ chức.
• Tốn rất nhiều thời gian và công sức: mọi việc từ thuê ghế, dựng bục phát biểu hay đến cả in backdrop đều sẽ một tay bạn lo liệu. Gây ảnh hưởng rất lớn về mặt sức khỏe và tinh thần.
• Nguy cơ phát sinh sự cố cao: do không chuyên về mảng tổ chức sự kiện nên việc bạn thuê – mua phải thiết bị kém chất lượng, thiếu số lượng vật tư hoặc đơn giản hơn là các nguyên nhân khách quan khác như thời tiết xấu sẽ có thể khiến sự kiện bị gián đoạn và không diễn ra trôi chảy.
• Ảnh hưởng đến hình ảnh cá nhân hoặc doanh nghiệp: việc sử dụng trang thiết bị không nhất quán sẽ gây ảnh hưởng đến sự đồng bộ, dễ gây ấn tượng xấu.

2. Thuê Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói

Đây là giải pháp tối ưu nhất cho mong muốn có một sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp của bạn.

Ưu điểm:

• Được thi công trọn gói: các bên cho thuê dịch vụ trọn gói sẽ chuẩn bị kỹ càng mọi thứ từ các trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng, sân khấu, bàn ghế, màn LED,… cho đến điều phối nhân sự, dẫn dắt kịch bản kỹ càng.
• Tiết kiệm được thời gian và giảm thiểu mức độ rủi ro: mọi vấn đề liên quan đến sự kiện đều được các đơn vị xử lý, giúp bạn được thoải mái chú tâm vào những việc quan trọng khác mà không cần bận tâm về từng khâu.
• Các vấn đề liên quan đến sự cố như mưa gió, sự cố kỹ thuật,… đều đã được chuẩn bị phương án dự phòng.
• Tăng tính thẩm mỹ và chuyên nghiệp
• Tiết kiệm chi phí hơn nếu có lựa chọn sàng lọc các đơn vị: thông thường các đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện thường có sẵn kho thiết bị và nguồn nhân lực, họ có thể báo giá cạnh tranh hơn so với việc bạn tự đi thuê lẻ từng phần cho sự kiện.

Nhược điểm:

• Chi phí có thể cao hơn việc tự làm – tuy nhiên đổi lại sẽ là sự an tâm, chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian

3. So Sánh Nhanh Giữa Tự Tổ Chức Sự Kiện & Thuê Dịch Vụ Trọn Gói

Sự chuyên nghiệp

Tổ chức trọn gói: Đội ngũ của công ty tổ chức sự là những dân chuyên trong nghề, chắc chắn sẽ đem đến cho bạn một sự kiện chỉnh chu và bài bản. Tất cả đều trọn vẹn từ âm thanh, ánh sáng chất lượng cao cho đến những chiếc bàn, chiếc ghế trắng sạch tinh tươm.

Tự tổ chức: Dễ gặp sự cố kỹ thuật trong lúc đang diễn ra sự kiện hoặc sai lệch nội dung trong timeline.

• Như vậy có thể thấy việc tổ chức trọn gói chiếm phần thắng ở mục này

Thời gian và công sức

Tổ chức trọn gói: Tất cả những gì bạn cần làm là trao đổi ý tưởng & mong muốn của mình hoặc của doanh nghiệp, đơn vị sự kiện sẽ giải quyết sẽ đáp ứng, giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức.

Tự tổ chức: Ngoài việc mất thời gian tìm kiếm nhà cung cấp uy tín thì bạn còn cần phải đàm phán giá cả và sắp xếp nhân sự hợp lý. Dễ bị chậm tiến độ công việc.

• Có thể thấy việc sử dụng dịch vụ trọn gói giúp tiết kiệm thời gian và công sức rất nhiều

Chi phí

Tổ chức trọn gói: Do nhiều hạng mục dịch vụ nên chi phí có thể cao hơn so với tự tổ chức, nhưng khi đã chốt đơn hàng thì bạn sẽ không phải chi thêm cho các khoản phí phát sinh.

Tự tổ chức: Mặc dù có thể sẽ tiết kiệm hơn tổ chức trọn gói kha khá nhưng trên thực tế thì việc có chi phí phát sinh là điều khó tránh khỏi trong lúc làm sự kiện nếu bạn không lên kế hoạch kỹ càng.

• Nếu bạn có ngân sách lớn hoặc đây là sự kiện quan trọng thì nên ưu tiên dịch vụ trọn gói. Ngược lại, bạn có thể tự tổ chức nhưng cần phải cân đối và quản lý chặt chẽ chi tiêu.

Xử lý sự cố

Tổ chức trọn gói: Một đội ngũ chuyên nghiệp sẽ luôn có các phương án dự phòng cho các trường hợp không mong muốn xảy ra như thời tiết thất thường, thiết bị gặp trục trặc,…

Tự tổ chức: Nếu bạn hoặc đội ngũ của mình không phải là chuyên gia thì sẽ gặp khó khăn trong việc khắc phục các vấn đề kỹ thuật nêu trên, ảnh hưởng đến sự thành công của chương trình.

• Lựa chọn dịch vụ trọn gói là đảm bảo sự vận hành cho sự kiện

Nếu bạn muốn tham khảo bảng giá dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói vui lòng liên hệ ngay đến Phương Nam Event theo số Hotline – 0909.954.039 (Ms. Tường Vy) hoặc 0369.563.739 (Ms. Thu Hà) để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất.

4. Khi Nào Nên Tự Tổ Chức Sự Kiện?

Trước hết, nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện nhỏ và đơn giản như buổi họp nội bộ, tiệc sinh nhật công ty, workshop nhóm nhỏ hay một chương trình họp mặt nhẹ nhàng thì hoàn toàn có thể tự thực hiện. Những sự kiện này thường không đòi hỏi quá nhiều về thiết bị kỹ thuật hay sân khấu phức tạp. Việc sử dụng không gian văn phòng, phòng họp hoặc nhà hàng cũng giúp tiết kiệm đáng kể chi phí thuê địa điểm và thi công. Đây là lựa chọn tối ưu khi bạn chỉ cần sự gọn gàng, ấm cúng mà không cần yếu tố trình diễn hoành tráng.

Thứ hai, nếu doanh nghiệp của bạn có sẵn đội ngũ nội bộ có kinh nghiệm tổ chức sự kiện – ví dụ như nhân viên từng làm điều phối, có khả năng sắp xếp thiết bị đơn giản, tự thiết kế được backdrop, banner hay có người am hiểu kỹ thuật âm thanh ánh sáng cơ bản thì việc tự tổ chức sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Ngoài ra, nếu bạn có nhiều thời gian để chuẩn bị – ít nhất là từ 2 đến 4 tuần – thì việc tự tổ chức sẽ dễ kiểm soát hơn. Khi có thời gian, bạn sẽ có cơ hội khảo sát giá cả, so sánh các nhà cung cấp, lựa chọn nhân sự phù hợp và dàn dựng kỹ kịch bản chi tiết. Tuy nhiên, nếu thời gian gấp rút hoặc có quá nhiều hạng mục cần xử lý, tốt nhất bạn vẫn nên thuê ngoài để đảm bảo tiến độ và tránh áp lực không cần thiết.

Cuối cùng, nếu mục tiêu của sự kiện thiên về kết nối, giao lưu nội bộ thay vì quảng bá thương hiệu ra bên ngoài, thì bạn không cần đầu tư quá nhiều cho hình thức.

5. Khi Nào Nên Thuê Dịch Vụ Trọn Gói?

Thứ nhất, bạn nên thuê dịch vụ trọn gói khi sự kiện có quy mô vừa đến lớn như lễ khai trương, hội nghị khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm, tiệc tất niên, họp báo hoặc roadshow. Những sự kiện này đòi hỏi sự chuyên nghiệp từ khâu chuẩn bị đến vận hành thực tế, bao gồm nhiều yếu tố kỹ thuật như âm thanh, ánh sáng, sân khấu, màn LED, nhân sự điều phối, nội dung kịch bản,... Nếu chỉ cần thiếu một khâu hoặc xử lý không đúng chuẩn, toàn bộ trải nghiệm sự kiện có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Thứ hai, bạn nên chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói khi thời gian chuẩn bị gấp rút, ví dụ bạn được giao tổ chức một sự kiện chỉ trong 5–7 ngày. Khi đó, việc tự lo từng khâu sẽ rất áp lực, dễ bỏ sót các phần quan trọng như giấy phép, thiết bị dự phòng, an toàn sự kiện hay các yếu tố hậu cần. Một đơn vị tổ chức trọn gói có kinh nghiệm sẽ có sẵn quy trình tổ chức bài bản, đội ngũ quen việc và kho thiết bị đủ lớn để triển khai nhanh mà không ảnh hưởng chất lượng.

Thứ ba, bạn nên thuê trọn gói nếu doanh nghiệp của bạn không có đội ngũ nội bộ chuyên phụ trách sự kiện. Việc giao cho nhân viên văn phòng kiêm luôn khâu tổ chức sự kiện thường dẫn đến tình trạng thiếu chuyên môn, thiếu nhân lực tại hiện trường, và dễ gây ra stress không cần thiết. Thay vào đó, khi thuê dịch vụ trọn gói, bạn sẽ được tư vấn kịch bản chương trình, thiết kế nhận diện sự kiện, thi công thiết bị, cung cấp nhân sự MC, PG, lễ tân, điều phối,... theo đúng tiêu chuẩn.

Ngoài ra, bạn cũng nên cân nhắc thuê trọn gói nếu sự kiện mang yếu tố hình ảnh hoặc truyền thông mạnh, chẳng hạn như ra mắt sản phẩm mới, họp báo công bố dự án, livestream sự kiện hoặc các chương trình có sự góp mặt của khách mời, người nổi tiếng. Những sự kiện này cần tính thẩm mỹ, độ chỉn chu và kỹ thuật cao. Chỉ có các đơn vị sự kiện chuyên nghiệp mới đủ năng lực đảm bảo mọi chi tiết.

Một tình huống khác cần thuê dịch vụ trọn gói là khi bạn tổ chức sự kiện ngoài trời hoặc ở khu vực phức tạp, như sân vận động, khu cắm trại, bãi biển,... Các không gian này đòi hỏi đơn vị tổ chức có kinh nghiệm xử lý mặt bằng, kết cấu sân khấu, điện nguồn, phòng mưa gió, vận chuyển thiết bị và đảm bảo an toàn kỹ thuật. Đây là những thứ mà một đội nội bộ khó có thể tự xoay xở kịp nếu không có chuyên môn.

Cuối cùng, nếu bạn là người đề cao hiệu quả, muốn tiết kiệm thời gian và tối ưu công việc, việc thuê dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói là lựa chọn khôn ngoan. Thay vì phải lo từng nhà cung cấp riêng lẻ, bạn chỉ cần làm việc với một đầu mối duy nhất, được báo giá rõ ràng, kế hoạch chi tiết và đảm bảo tiến độ đúng cam kết.

6. Phương Nam Event – Đơn Vị Cho Thuê Thiết Bị Sự Kiện Trọn Gói Tại HCM Và Các Khu Vực Lân Cận

Với hơn 10 năm kinh nghiệm làm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Phương Nam Event đã đồng hành cùng hàng loạt sự kiện lớn nhỏ tại Thành phố Hồ Chí Minh và các khu vực lân cận như Đồng Nai, Vũng Tàu, Long An, Tiền Giang,…

Chúng tôi cung cấp:

• Dịch vụ thi công sân khấu, âm thanh ánh sáng, màn LED, bàn ghế, dù che,...
• Tổ chức lễ khai trương, hội nghị, triển lãm, tiệc cưới ngoài trời...

Với kho thiết bị lớn cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, chúng tôi đảm bảo với quý khách hàng sẽ thi công nhanh chóng – giá cả cạnh tranh so với thị trường.

Liên hệ ngay đến Phương Nam Event theo số Hotline – 0909.954.039 (Ms. Tường Vy) hoặc 0369.563.739 (Ms. Thu Hà) để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất.

7. Các Dự Án Mà Phương Nam Event Đã Tham Gia Thực Hiện

8. Thông Tin Liên Hệ

Phương Nam Event - Công Ty Thiết Bị Sự Kiện - Giá Tận Xưởng

Văn phòng: Tòa Nhà Tecco.4449 Nguyễn Cửu Phú, Bình Tân, TP Hồ Chí Minh

Xưởng sản xuất: E5/13. Lê Minh Xuân, Huyện Bình Chánh, TP Hồ Chí Minh

CN Hà Nội: Đ. Giáp Hải, Khoan Tế, Đa Tốn, Gia Lâm, Hà Nội

CN Hưng Yên: Khu Đô Thị EcoPark, Xuân Quan, Hưng Yên

CN Phú Quốc: ĐT45, khu phố 10, Dương Đông, Phú Quốc

Hotline: 0909.954.039 (24/7)

Email: phuongnamevents@gmail.com

Website: phuongnamevent.vn

Xem thêm tại đây